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Forderungsmanagement

Professionelles Forderungsmanagement

Eine stetig sinkende Zahlungsmoral der Kunden ist ein Zeichen unserer Zeit. Fristgerecht bezahlte Rechnungen sind in vielen Branchen bereits zur Seltenheit geworden. Ein hoher Kostendruck, mangelnde Liquidität, nicht vorhandene Reserven uvm. führen bei vielen Kunden dazu, dass man eigene Liquiditätsprobleme zulasten des Rechnungsstellers löst und dessen Rechnung erst einmal in die Ablage wandert. Neben der Belastung der Liquidität des Rechnungsstellers erhöht sich hier durch eine immer mögliche Insolvenz des Kunden das Ausfallrisiko der Forderung.

Jeder Unternehmer steht heute vor der Aufgabe, derartige Risiken möglichst zu minimieren und Außenstände effektiv einzuziehen. Die Frage, wie man schnell und effektiv eigene Forderungen realisiert, ist mit Hinblick auf die eigene Liquidität zu einer zentralen Unternehmensfrage geworden. Ein professionelles Forderungsmanagement ist hier unabdingbar.

Interne Vorkehrungen

Jeder Unternehmer kann betriebsorganisatorische und rechtliche Vorkehrungen treffen, um einem Forderungsausfall möglichst vorzubeugen:

  • Routinemäßige Bonitätsanfrage bei allen Aufträgen von wirtschaftlicher Bedeutung
  • Sperrvermerke für Kunden bei negativem Forderungssaldo
  • Prüfung der eigenen Vorleistungspflichten
  • Firmeninternes Warnsystems zur Prüfung auf Hinweise bei schwacher Finanzlage oder Insolvenzgefährdung des Kunden
  • Schnelle Rechnungsstellung
  • Überwachung der Zahlungsziele und Zahlungen

Aus rechtlicher Sicht ist insbesondere Folgendes zu beachten: Verträge, Formulare und Allgemeine Geschäftsbedingungen sollten zur Vermeidung von Forderungsausfällen und Zahlungsverzögerung rechtlich optimiert werden. Oft reicht eine einfache Klausel um immer wiederkehrende Einwendungen, die alleine der Zahlungsverzögerung dienen, auszuschließen.

Eine häufige Fehlerquelle ist die mangelnde Dokumentation von getroffenen Abreden. Wer gegenüber seinen Geschäftspartnern darauf vertraut, dass diese sich an nicht beweisbare Abreden halten, geht allzu oft leer aus. Professionelle „Zahlungsverzögerer“ werden bereits dadurch abgeschreckt, dass man einen Geschäftsvorgang beweisbar protokolliert.

Effektiv mahnen!

Immer noch vielfach unbekannt ist, dass seit der Schuldrechtsreform im Jahr 2002 eine Mahnung nicht mehr erforderlich ist, um einen Schuldner in Verzug zu setzen. Der Schuldner gerät nach § 286 Abs. 3 BGB grundsätzlich nach Ablauf einer Frist von 30 Tagen seit Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Diese Kenntnis sollte allerdings nicht dazu führen, dass man auf ein effektives Mahnwesen verzichtet. Gerade hier lässt sich durch relativ geringen Aufwand eine hohe Erfolgsquote erreichen und zugleich die Basis für eine erfolgreiche spätere gerichtliche Durchsetzung der Forderung legen.

Eine Mahnung hat zunächst eine einfache Erinnerungsfunktion, falls eine Rechnung tatsächlich einmal untergegangen sein sollte. Wesentlicher ist allerdings die Warnfunktion der Mahnung, die dem Schuldner eindeutig klarmachen muss, dass die Beitreibung der Forderung konsequent erfolgen wird.

Bei der Ausgestaltung einer Mahnung sind psychologische Komponenten zu berücksichtigen. Ein Umstand ist allerdings außerhalb der Wortwahl von zentraler Bedeutung: Schnelligkeit. Eine Mahnung, die mehrere Monate nach Rechnungsstellung bei dem Kunden eintrifft, erzielt kaum noch Aufmerksamkeit.

Der Schlüssel zum Erfolg ist hier:

  • Schnelle Rechnungsstellung,
  • kurze Zahlungsfristen,
  • unmittelbares Nachfassen mit einer Mahnung.

Zweite und dritte Mahnung?

Wenn auch oft geübte Praxis, ist die Versendung einer zweiten und dritten Mahnung wenig sinnvoll. Wer eine Zahlungsaufforderung als „1. Mahnung“ bezeichnet, gibt deutlich zu verstehen, dass er auch noch eine zweite und dritte Mahnung verschicken wird, bevor er ernsthafte Schritte unternehmen wird. Jeder Schuldner lehnt sich hier bequem zurück und wartet erst einmal ab. Der Rechnungssteller wird so schnell und unfreiwillig zu einem Kreditgeber für zahlungsunwillige Schuldner. Hier hilft nur, dem Schuldner klar und deutlich mitzuteilen, dass die nächste Zahlungsaufforderung über einen Rechtsanwalt erfolgen wird und daher mit deutlichen Kostennachteilen für den Schuldner verbunden ist.

Hilft das interne Mahnwesen gleichwohl nicht weiter, dann sollte – schnellstmöglich – die bereits angekündigte Zahlungsaufforderung durch einen Rechtsanwalt erfolgen. Dies macht jedem „Zahlungsverschlepper“ klar, dass jede weitere Verzögerung für ihn mit teuren Beitreibungsmaßnahmen verbunden ist.

Wer jetzt nicht bezahlt, der kann oft nicht bezahlen oder er sieht rechtliche Chancen, sich einer Bezahlung ganz zu entziehen. In beiden Fällen ist die Forderung mit anwaltlicher Hilfe vielfach zu realisieren. Eine spezialisierte Anwaltskanzlei kennt hier eine Vielzahl von Möglichkeiten im kooperativen oder konfrontativen Weg, um den Schuldner zur Zahlung zu bewegen.

Wenn alle anderen Maßnahmen keinen Erfolg gebracht haben, dann ist die Inanspruchnahme gerichtlicher Hilfe das letzte Mittel. Hier gibt es zwei Möglichkeiten: Mahnbescheid oder Klageverfahren?

Mahnbescheid

Der Mahnbescheid ist eine einfache und schnelle Möglichkeit, an einen Titel zu gelangen. Dies geschieht über ein stark formalisiertes Verfahren. Der Mahnbescheid wird meist in elektronischer Form an das Gericht übertragen und in kurzer Zeit erlassen. Dies führt allerdings nur dann zu einem Titel, wenn vom Schuldner kein Widerspruch erhoben wird. Und gerade hier liegt das eigentliche – von Inkassobüros gerne verschwiegene – Problem des Mahnverfahrens.

Aufgrund der Formalisierung des Verfahrens wird es dem Schuldner sehr leicht gemacht, sich im Mahnverfahren zu wehren und eine weitere Zeitverzögerung zu erreichen. Er braucht lediglich ein Kästchen in einem Formular anzukreuzen, um Widerspruch gegen den Mahnbescheid zu erheben – mehr nicht. Hier entstehen dem Schuldner zunächst keine Kosten, er braucht den Widerspruch nicht zu begründen oder gar einen Anwalt einzuschalten. Die Hemmschwelle für eine Widerspruchseinlegung ist folglich denkbar gering.

Die Durchführung eines Mahnverfahrens ist daher nicht automatisch die richtige Wahl.

Soll ein Mahnverfahren durchgeführt werden, dann muss es sinnvoll in das gesamte Forderungsmanagement und die Kommunikation mit dem Schuldner integriert sein. Dem Schuldner muss deutlich mitgeteilt werden, dass, wenn gegen den Mahnbescheid Widerspruch einlegt, dies unweigerlich zu einem für ihn teuren Klageverfahren führen wird.

Klageverfahren

In vielen Fällen kann es durchaus sinnvoller sein, sofort Klage zu erheben, da der Schuldner das Verfahren nicht auf für ihn billige Art und Weise verzögern kann. Der Schuldner muss im Klageverfahren selbst einen Anwalt beauftragen und einen Grund für seine Zahlungsunwilligkeit dem Gericht vortragen. Wenn es dem Schuldner lediglich um die Zeitverzögerung geht, gibt er hier oft genug klein bei und zahlt bereits bei der Verfahrenseinleitung.

Kosten

Die Kosten für die Beauftragung einer spezialisierten Anwaltskanzlei werden in der Regel überschätzt. Bei Verzug des Schuldners sind die gesetzlichen Anwaltsgebühren im Gegensatz zu den Inkassogebühren in vollem Umfang erstattungspflichtig, so dass dem Auftraggeber keine Kosten entstehen. Eine Anwaltskanzlei, die auf Forderungsmanagement spezialisiert ist, kann auch dort kostendeckend Forderungen beitreiben, wo andere versteckte Gebühren auflaufen lassen. Daneben besitzt die Beauftragung einer Anwaltskanzlei den weiteren Vorteil, dass Rechtsanwälten nur in Ausnahmefällen möglich ist, eine Erfolgsprovision in Rechnung zu stellen. Es werden also stets 100 % der beigetriebenen Forderung ausgekehrt.